Лист согласования договора — это таблица, в которой ставят подписи ключевые сотрудники предприятия после изучения нового соглашения, чтобы внутри компаний не было разногласий по использованию документа.

Обычно лист согласования оформляют в виде таблицы заранее утвержденной формы. Ее разрабатывает юридический отдел. Как правило, такие таблицы составляет один или несколько сотрудников.

Кто ответственный за процесс согласования договора

Обычно ответственность за эти задачи берут на себя юристы, которые проверяют и формируют остальные договорные документы.

Если в компании нет штатного юриста, задачу закрепляют за любым другим сотрудником в должностной инструкции. Альтернативный вариант — отдельный приказ директора.

Ответственные за таблицу люди могут работать в бухгалтерии, продажах, заниматься закупками, финансами, коммерцией или рекламой.

А сам документ нужен для того, чтобы утвердить проект договора, присланный контрагентом или разработанный коллегами внутри компании. Если договор требует доработки, в лист согласования вносят комментарии и предложения по правкам.

Штатные юристы участвуют в процессе в обязательном порядке. Они оценивают правовые риски и соответствие нормам законодательства. В то время как, например, финансисты и бухгалтера изучают, насколько новое соглашение вписывается в бюджет.

Формировать таблицу нужно максимально тщательно т.к. грамотно согласованный договор помогает избежать конфликтов, споров и разногласий между сотрудниками отделов внутри компании.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Cогласовывайте договоры внутри компании быстро и удобно вместе с «Юрайт».

Согласования и договоры

Важно понимать, что протокол разногласий и лист согласования — это два разных документа. Разногласия обсуждают с контрагентом, а таблица с подписями исключительно внутренний документ.

Когда спорные моменты протокола разногласий проработаны, обе стороны подписывают документ, и он становится неотъемлемой частью договора. А соглашение начинает действовать с учетом изменений, утвержденных в протоколе разногласий.

Как проходит согласование

Как только сотрудник получает задачу согласовать договор, он распечатывает пустой бланк утвержденной таблицы, определяет круг лиц, которые должны поставить свою подпись или написать комментарий и начинает физический обход.

У разных договоров маршрут может отличаться, но они должны регламентироваться внутренним Положением о договорной работе. На практике большая часть соглашений «путешествует» по одному маршруту. Это значительно облегчает работу по утверждению с начальством и задействованными в процессе отделами компании.

Иногда маршруты различаются из-за особенностей контрагента, суммы или вида договора. После заполнения таблицы вносят правки по существу.

На это нужно тратить очень много времени, если согласование договора проходит вручную. Если вы хотите экономить время ключевых сотрудников компании попробуйте автоматизировать этот процесс. Например, в программе «Юрайт: Согласования и договоры» уже есть готовый документ с необходимыми пунктами:

предмет договора;
ФИО и должность ответственного лица;
перечень правок, если они есть;
дата старта и завершения процесса;
результат;
подпись сотрудника, который составлял документ.

Формирование и заполнение листа согласования полностью автоматизировано, поскольку является одним из элементов системы электронного согласования договоров и документов, реализованных в программе Юрайт.

Образец листа согласования договора, формируемого с помощью программы «Юрайт», выглядит следующим образом:

Образец листа согласования

Придать юридическую силу и значимость визирования договора с отражением в листе согласования, Вы сможете, подключив в программе Юрайт в дальнейшем компоненту Электронной подписи (ЭЦП):

Подключение электронной подписи

Это позволит исключить несанкционированное внесение изменений в проект договора после того, как он уже был согласован (завизирован) сотрудником.

Что важно учесть при составлении листа согласования

Универсальная форма листа согласования не разработана до сих пор, поэтому каждая организация формирует документ в индивидуальном порядке. Обычно для этого составляют внутренний нормативно-правовой акт. При разработке рекомендуют придерживаться правил русского языка и стандартов делопроизводства.Примерная структура будет такой:

Отдел, куда поступает документ.
Внутренний номер.
Название компании-контрагента.
Краткая суть предмета договора.
Номер и название подразделения, куда направляют и лист ознакомления.
Правки, комментарии и предложения.
Дата согласования

Размер шестого пункта во многом зависит от количества лиц, ответственных за согласование. Чем больше компания и количество отделов внутри нее, тем дольше времени занимает работа над правками и комментариями. Соответственно, вопрос автоматизации таких процессов в крупных компаниях стоит наиболее остро.

Под таблицей обычно указывают ФИО ответственного представителя контрагента и его номер телефона, а также сумму, на которую заключен договор.

В самом конце пишут ФИО и должность ответственного сотрудника со стороны организации, которая составила документ.

Ключевые особенности оформления

К содержанию и оформлению таблицы согласования обязательные требования не предъявляют. Документ разрешают создавать вручную или на компьютере в свободной форме. Использовать можно фирменный бланк или обычный лист А4. Главное, чтобы подписи ответственных лиц были оригинальными.

Штамповать или ставить печать на листе согласования договора необязательно, если такое правило не закреплено специальным распоряжением внутри компании. Обычно таблицу делают в одном экземпляре, но если нужно, снимают копии, и ответственный сотрудник ставит на них свою подпись.

Регламент хранение бланка

Такие внутренние документы кладут в папку вместе с договорами, по которым они составлены. Обычно подобные бланки хранят минимум пять лет. Но если организация считает, что этого недостаточно, она вправе установить свой внутренний порядок. Для этого создают отдельный внутренний нормативно-правовой акт. Но когда и этот срок закончится документы утилизируют по установленной законом процедуре.

Придать процессу автоматизации согласования договора юридическую силу поможет подключение «Электронной подписи» в программе «Юрайт». Ее главная функция в этом случае — исключить несанкционированное редактирование после того, как все стороны поставили свои подписи.

Затягивать сроки не рекомендуется. Поскольку утверждение напрямую влияет на поставки, продажи движение денежных потоков процесс редко продолжается дольше, чем один месяц при ручном оформлении. И, как правило, занимает всего несколько дней, если эта рутинная работа полностью автоматизирована и поставлена на поток.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Cогласовывайте договоры внутри компании быстро и удобно вместе с «Юрайт».

Согласования и договоры

Истории клиентов

Как в НИПИГАЗ сократили затраты на 20% и ускорили отчетность юридическом отделе на 60%

Как «Вертолеты России» сократили на 10% трудозатраты на работу с документами

Как «КАМАЗ» сократил на 35% трудозатраты на документооборот и повысил скорость судебной работы на 70%

Как Банк России повысил на 50% скорость судебной работы и сократил на 40% затраты на учет судебных дел

Как СК «Гелиос» снизила на 40% убытки от автоюристов и ускорила на 30% взаимодействие между отделами

Как Минобороны РФ сократило на 50% расходы на бумажный архив и сэкономило 30% на документообороте

Автоматизируйте судебно-претензионную работу с IT-решением от Юрайт

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ