Согласование договоров: процесс, система, порядок

Договор — основа документооборота и деловых отношений любой организации. Содержание документа требует повышенного внимания, потому что от него часто зависит финансовое благополучие и юридическая безопасность компании, а также исход решения спорных ситуаций с контрагентами.

Поэтому так важно наладить процесс согласования договоров в компании и усилить контроль за ними на этапе создания, предварительного утверждения, а также с целью корректного выполнения обязательств перед каждой стороной, которая подписывала соглашение.

Процедура согласования договора на всех этапах работы с ним — это задача, которую часто разбивают между несколькими департаментами. К сожалению, такая практика часто становится причиной ошибок и срывов сроков по началу действия документа.

Так происходит потому, что отдельные куски работы с договорами скидывают на любых свободных офисных сотрудников: юристов, бухгалтеров, финансистов и даже на секретарей.

Правильно организованное согласование договора внутри организации снижает риски любых ошибок в этом документе. А переход к автоматизации процесса вообще исключает человеческий фактор, а также упорядочивает и делает всю рутинную работу настолько прозрачной, насколько это возможно.

В основе всего лежит система электронного документооборота (далее СЭД). По сути это электронное согласование договоров для автоматизации всего процесса. Кстати, по такому же алгоритму получится ускорить и облегчить работу с приказами, а также с любыми другими кадровыми документами.

Но сразу переходить на СЭД нельзя, обязательный предварительный этап — разработка регламента работы с договорами и обязательными разделами:

• алгоритм согласования договоров организации с прописанными сроками;
• перечень сотрудников, ответственных за договорную работу;
• порядок учета и контроля сроков действия всех зарегистрированных документов.

Когда основные положения регламента разработаны и утверждены, самое время выбирать СЭД и настраивать автоматизацию работы с документами.

Регламент помогает структурировать этапы согласования договора, определяет какие сотрудники компании ответственны за результаты и регулирует всю работу одного из самых важных сегментов документооборота.

Если подходить к работе ответственно, результаты появятся достаточно быстро и будут такими:

• сразу понятно какие сотрудники отвечают за конкретные принятые решения;
  
• качество работы с претензиями улучшится в несколько раз;
  
• снизятся риски ошибок и недочетов в документах;
  
• повысится уровень грамотности договоров с точки зрения юриспруденции;
  
• сократятся сроки всех манипуляций с документам

Работа с договорами в целом станет проще и будет занимать меньше времени. Все что для этого нужно — один раз потратить время, навести порядок с документами и установить понятные правила системной работы на будущее.

Обычно к задаче привлекают группу специалистов или целый отдел. Альтернативный вариант — возложить ответственность на отдельных сотрудников, которые ведут те или иные сделки. Например, каждый менеджер по продажам будет отвечать за порядок согласования договоров по своим клиентам.

Вариант с менеджерами более удобный, потому что их можно наделить правами изменять цены, размеры скидок, условия доставки, а также другие параметры, важные для клиента.

Вне зависимости от выбранного подхода все данные в итоге будут аккумулироваться в бухгалтерии, юридическом отделе или в каком-то другом, но все-таки в одном месте. Хранение согласованной документации — неотъемлемая часть регламентирования и автоматизации документооборота.

Важно! Инструкции и правила по согласованию условий договора должны быть стандартизированными и одинаковыми для всех сотрудников без исключения.

При этом важно грамотно ограничить права специалистов в работе с документами. Например, бухгалтер будет изучать договор с позиции защиты финансовых интересов компании, а юрист будет проверять соответствие документа требованиям, установленным в законах и нормативно-правовых актах.

Один из самых важных моментов во всем процессе — определить, кто будет лицом принимающим финальное решение и тем ответственным сотрудником, который поставит подпись на договоре. Это необязательно должен быть один человек. Командировки, договора на услуги связи, а также соглашения с покупателями и поставщиками могут подписывать разные люди на разных должностях в компании.

Чтобы упростить задачу ответственным лицам и остальным сотрудникам все правила вносят в единый документ. Его рабочим названием может быть «Положение о договорной работе».

Приоритетное направление — разработка упомянутого выше приложения. В него обязательно нужно включить такие разделы:

• разработка образцов типовых договоров под похожие проекты в разных направлениях;

• анализ контрагентов, с которыми будет подписано соглашение, а также встречное предоставление регистрационных и других документов для аналогичной проверки с другой стороны;

• постановка на учет и согласование договора;

• утверждение документа и подпись уполномоченного лица;

• контроль за проведением сделки на всех этапах;

• хранение и перевод в архив документации в соответствии с требованиями законов и нормативно-правовых актов.
  

За каждый этап должен нести ответственность конкретный сотрудник. Он будет не только вести учет документов, но также управлять процессом и фиксировать результаты.

Когда регламент готов и утвержден на все 100%, рекомендуем начинать разрабатывать стандартные формы документов для использования без специального согласования при заключении типовых сделок и соглашений.

В таких договорах обычно прописывают условия, актуальные для большинства контрагентов например, сроки доставки 15 рабочих дней, транспортные издержки покрывает покупатель, работа начинается после перевода предоплаты в размере 100% от стоимости услуги. При изменении условий их дополнительно согласовывают с учетом особенностей регламента.

Контролировать работу должен специалист, у которого есть комплексное понимание процесса работы с договорами. В первую очередь нужно обращать внимание на такие моменты:

1. Определитесь с форматом типового проекта договора. Необязательно сразу создавать полноценный документ в бумажном или цифровом виде. Достаточно набросать черновик в гуглдоках, ворде или в pdf.
2. Попытайтесь хотя бы примерно прописать возможные сроки согласования документов. Здесь важно не выделять слишком много времени отдельным этапам. При высокой загрузке сотрудники будут откладывать договорную работу, пока есть время и процесс работы с договорами сильно затянется.
3. Еще раз уточните что относится к коммерческой тайне, чтобы по незнанию не раскрыть стратегически важные сведения в тексте документа.
4. Проработайте инструкцию по согласованию договора на случай, если стороны не могут прийти к единому мнению и поставить подписи на документе.

Когда в компании есть штатный юрист или целый отдел, вряд ли другим сотрудникам придется так глубоко погружаться в нюансы работы с договорами. Если таких специалистов нет, ряд важных особенностей не должны пройти мимо вашего внимания:

• все текстовые формулировки в документах должны отвечать нормам действующего законодательства, если в будущем не предусмотрено масштабное редактирование начального варианта, лучше делегировать юристу составление нескольких типовых проектов договора, если в тексте есть ссылки на статьи налогового кодекса или законы — их лучше перепроверить;

• не лишним будет изучить несколько дел из судебной практики компаний, похожих на вашу, чтобы понять в каких ситуациях пробуксовывает бизнес и какие ошибки в договорной документации становятся причиной убытков и других проблем компании;

• ставьте интересы предприятия в приоритет, если что-то не устроит вашего контрагента, вы попробуете договориться, но часто бывает так, что договорную документацию не изучают вообще, поэтому обеспечить финансовую и юридическую безопасность компании получится автоматически;

• обговорите все ключевые организационные моменты — размер оплаты и условия перечисления средств, финальные даты передачи документов и сроки действия договора. Если подписываете договор на длительный срок, а условия по конкретным сделкам заносят только в спецификации, работу с ними нужно регламентировать не менее тщательно;

• разработайте порядок действий на случай поступления претензий от контрагентов, важно понимать кто берет их в работу, в каком формате это происходит и в какой срок нужно рассматривать каждый отдельно взятый случай

Но даже если все регламентные работы по договорам проходят идеально и автоматизация прошла успешно, определенные риски все равно остаются.

Риск, от которого точно не застрахован никто — подписание соглашения с ненадежным контрагентом. Проверка потенциальных партнеров — важная часть бизнеса. Нестабильный контрагент — самая распространенная причина задержки поставок, отказов в возврате предоплаты, просто отсутствия оплаты, а также более серьезных вещей, таких как снятие расходов и НДС.

Чтобы фиксировать такие случаи, ФНС активно использует встречные проверочные мероприятия, межточечную сверку и доступные электронные сервисы.

Самые незначительные последствия сотрудничества с неблагонадежным контрагентом — это запрос проверяющими структурами большого количества документов. Самый плохой сценарий — значительное увеличение налоговых обязательств и крупные финансовые потери.

Второй распространенный случай — договор подписал сотрудник контрагента, у которого нет для этого нужных полномочий. По умолчанию документы такого уровня от имени компании может подписывать только директор. Другие сотрудники могут получать такое право, но его нужно оформлять через приказ или доверенность. В договоре в обязательном порядке указывают основание, по которому тот или иной сотрудник компании подписывает документ.

Преамбула договора может выглядеть так: ООО «Ромашка», именуемая в дальнейшем Поставщик, в лице директора по коммерции Иванова И.И., который действует по доверенности №22 от 01 марта 2022 года и ООО «Фиалка» в дальнейшем именуемая Покупатель в лице замдиректора Петровой И. Е., которая действует на основании Приказа №13 от 01 апреля 2022 года.

Все полномочия ограничены сроками и набором конкретных прав. Например, замдиректора может подписывать документ, но не имеет права изменять содержание, а его доверенность выписана только на три месяца.

В доверенности обязательно указывают срок действия, номер и дату документа, а также подробные сведения о доверенном лице и доверителе.

Но даже если все оформлено правильно, многие документы могут просто потеряться. Так происходит достаточно часто с переписками, протоколами разногласий, соглашениями и другими дополнениями к договору. Кроме этого, они же часто дублируются. Избежать подобных случаев и ускорить восстановление пропавших документов поможет грамотно собранный и составленный архив.

Мы разработали решение, которое поможет автоматизировать договорную работу, исключить человеческий фактор и высвободить время сотрудников для более важных задач.