Как «Вертолеты России» сократили на 10% трудозатраты благодаря автоматизации согласования и формирования документов

В рамках задачи автоматизации процесса корпоративного управления были разработаны и внедрены механизмы единого учета, контроля, ведения и автоматического формирования печатных форм пакета документов для корпоративных вопросов, корпоративных заседаний и доверенностей Холдинга. Также настроены интеграционные потоки с СЭД Заказчика Wss Docs для сохранения уже существующих моделей согласования и визирования корпоративных документов на базе собственного программного продукта компании Wiseadvice «Юрайт: Судебно-претензионная работа».

В рамках задачи внедрения конструктора договоров был разработан механизм формирования проекта договора на основе опросного листа, заполняемого пользователем в режиме «анкеты». Приоритетным направлением было создать механизмы ведения и настройки шаблонов договоров в системе ответственными лицами Заказчика (сотрудниками правового управления, отвечающими за договорной блок) без привлечения к данным видам работ специалистов ИТ.

В результате внедрения системы были оптимизированы сроки согласования договоров до 1 дня для каждого согласующего лица, формирование пакета документов для проведения корпоративного заседания занимает не более нескольких часов, а трудозатраты корпоративных юристов снизились на 10 %.

До начала проекта процесс корпоративного управления был не стандартизирован, и работа велась в разных приложениях, таких как Outlook, Word и Excel. Процесс формирования вопросов корпоративного заседания был полностью не автоматизирован, и вся работа «ложилась на плечи» юридического подразделения.

Процесс подготовки и согласования договоров занимал от месяца до полугода, что приводило к огромным издержкам. Доверенности Холдинга готовились разными предприятиями и не существовало единого реестра и стандарта формирования доверенностей. Вся работа по учету и ведению корпоративных вопросов и заседаний, а также доверенностей велась в Excel вручную.