Управление жизненным циклом контракта (CLM): как автоматизация контрактного менеджмента помогает бизнесу

Управление жизненным циклом контракта (CLM) — это процесс, который охватывает все фазы работы с договорами: от разработки и согласования до исполнения, мониторинга и завершения. Если раньше юридические департаменты вручную отслеживали каждый этап контракта, то сегодня с помощью CLM-систем этот процесс можно автоматизировать.

Цель CLM — упростить и ускорить работу с договорами, минимизировать риски и повысить прозрачность. Система управления контрактами позволяет отслеживать, кто и когда подписал контракт, какие изменения в него вносились, а также контролировать соблюдение всех условий.

Системы электронного документооборота (СЭД) часто путают с CLM. Однако между ними есть значительные отличия. СЭД решает задачу хранения, поиска и передачи документов. Это своего рода хранилище для информации.

CLM, в отличие от СЭД, сосредоточен именно на процессе управления контрактами. Он не просто хранит договоры, а активно помогает на каждом этапе их жизненного цикла — от создания до исполнения.

CLM-системы дают возможность автоматически создавать шаблоны договоров, проводить согласования, отслеживать дедлайны и контролировать выполнение условий. Это особенно важно для сложных контрактов, где требуется участие нескольких сторон и постоянное обновление условий.

Перечислим лишь основные пункты, на которые влияет внедрение контрактного менеджмента:

Возьмем пример контракта на возведение крупного объекта в строительной отрасли. Проект включает в себя несколько этапов: проектирование, закупку материалов, выполнение строительно-монтажных работ, контроль качества и передачу объекта заказчику.

Каждый из этих этапов требует детального прописания условий и сроков. Здесь также важно учесть возможные изменения в ходе выполнения работ — от задержек поставок до изменений в проекте.

CLM-система позволяет контролировать весь этот процесс. Она поможет автоматизировать создание документов, их согласование с подрядчиками, а также вовремя отслеживать выполнение обязательств. Например, если поставщик задерживает материалы, система автоматически уведомит ответственных лиц.

Жизненный цикл контракта делится на несколько ключевых этапов. CLM-система помогает на каждом из них:

Банковская отрасль — это еще один пример, где контрактный менеджмент играет важную роль. Например, заключение договора на предоставление кредита крупной компании. В договоре прописываются сложные условия по выплатам, процентным ставкам, штрафам за просрочку и дополнительные условия в случае изменения экономической ситуации.

CLM-система позволяет автоматизировать процесс создания такого договора, согласовать его между всеми участниками (включая юристов, финансовых аналитиков и руководство), а затем контролировать исполнение всех обязательств. Система вовремя уведомит о необходимости пересмотра условий или о приближении сроков выплат.

Существует множество решений для автоматизации CLM. Вот несколько популярных зарубежных систем:

Также вы можете попробовать российскую разработку для управления жизненным циклом контракта от «Юрайт». Решение реализовано на платформе 1С и имеет готовые интеграции с крупными корпоративными системами: ERP, HRM и CRM.

При выборе программы управления жизненным циклом контракта важно учитывать несколько факторов:

Автоматизация управления жизненным циклом контракта (CLM) — это необходимый шаг для современного бизнеса, особенно в крупных компаниях. Она позволяет оптимизировать процессы, снизить ошибки, минимизировать риски и обеспечить выполнение обязательств по контрактам. Выбор правильной CLM-системы зависит от размера бизнеса, специфики контрактов и необходимости интеграции с другими системами.

Автоматизация контрактного менеджмента помогает компаниям избежать ненужных затрат, упростить работу с документами и обеспечить прозрачность всех процессов, что особенно актуально для юристов, руководителей юридических департаментов и собственников бизнеса в России.