Автоматизация работы с договорами — это не только электронное согласование и хранение документов. Современные системы помогают контролировать исполнение обязательств, управлять активами и даже выявлять расхождения в подписанных контрактах.
В статье — практические решения для юридических отделов и руководителей, которые хотят выйти за рамки базового учета договоров.
От учета договоров — к контролю исполнения
Многие компании начинают автоматизацию с электронного согласования и хранения договоров. Это важный этап, но недостаточный.
Что упускают:
Различия между согласованной и подписанной версией. Контрагент может внести правки в последний момент. Например, прислать сканированную версию, которая отличается от утвержденного варианта. Решение: системы с машинным зрением сравнивают документы и выделяют изменения.
Контроль исполнения. Карточка договора из пяти полей (номер, дата, контрагент, сумма, срок) не помогает отслеживать детали. Например, сроки поставки, оплаты или приемки.
Как улучшить: Настроить автоматические напоминания о дедлайнах. Например, система заранее предупредит ответственного, что через месяц наступает срок поставки по договору.
Упростите работу с договорами и контролируйте соблюдение всех условий и обязательств
Управление жизненным циклом контракта
Работа с активами: не только для холдингов
Управление активами — ключевая задача для крупных компаний, но полезно и среднему бизнесу.
Что можно автоматизировать:
Учет недвижимости и интеллектуальной собственности. Например, отслеживание сроков патентов или арендных договоров.
Доверенности. Система напомнит, когда срок действия доверенности истекает, и предложит оформить новую.
Голосование акционеров. Для советов директоров и ООО есть решения с электронными кабинетами и неквалифицированными подписями.
Пример из практики: Компания внедрила электронное голосование для совета директоров. Участники подтверждали решения через мобильное приложение, а система автоматически фиксировала результаты и формировала протоколы.
Инструменты для юристов: что выбрать для работы
Для юридических отделов и адвокатов подходят разные системы.
Битрикс24 — если важно интегрировать юридические задачи с продажами и маркетингом. Например, для отслеживания сделок.
Специализированные платформы — подходят для контроля судебных дел, процессуальных сроков и работы с документами.
Совет: Перед выбором системы определите, какие процессы критичны для вашей работы. Если ключевая задача — учет договоров, не переплачивайте за функции, которые не будете использовать.
Итог
Автоматизация работы с договорами и активами — это:
Контроль исполнения — а не только хранение документов.
Управление активами — даже если вы не холдинг.
Правильный выбор системы — под ваши задачи.
Грамотная настройка процессов сэкономит время юристов и снизит риски для компании.