Автоматизация работы с договорами — это не только электронное согласование и хранение документов. Современные системы помогают контролировать исполнение обязательств, управлять активами и даже выявлять расхождения в подписанных контрактах.

В статье — практические решения для юридических отделов и руководителей, которые хотят выйти за рамки базового учета договоров.

От учета договоров — к контролю исполнения

Многие компании начинают автоматизацию с электронного согласования и хранения договоров. Это важный этап, но недостаточный.

Что упускают:

Различия между согласованной и подписанной версией. Контрагент может внести правки в последний момент. Например, прислать сканированную версию, которая отличается от утвержденного варианта. Решение: системы с машинным зрением сравнивают документы и выделяют изменения.
Контроль исполнения. Карточка договора из пяти полей (номер, дата, контрагент, сумма, срок) не помогает отслеживать детали. Например, сроки поставки, оплаты или приемки.

Как улучшить: Настроить автоматические напоминания о дедлайнах. Например, система заранее предупредит ответственного, что через месяц наступает срок поставки по договору.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Упростите работу с договорами и контролируйте соблюдение всех условий и обязательств

Управление жизненным циклом контракта

Работа с активами: не только для холдингов

Управление активами — ключевая задача для крупных компаний, но полезно и среднему бизнесу.

Что можно автоматизировать:

Учет недвижимости и интеллектуальной собственности. Например, отслеживание сроков патентов или арендных договоров.
Доверенности. Система напомнит, когда срок действия доверенности истекает, и предложит оформить новую.
Голосование акционеров. Для советов директоров и ООО есть решения с электронными кабинетами и неквалифицированными подписями.

Пример из практики: Компания внедрила электронное голосование для совета директоров. Участники подтверждали решения через мобильное приложение, а система автоматически фиксировала результаты и формировала протоколы.

Инструменты для юристов: что выбрать для работы

Для юридических отделов и адвокатов подходят разные системы.

Битрикс24 — если важно интегрировать юридические задачи с продажами и маркетингом. Например, для отслеживания сделок.
Специализированные платформы — подходят для контроля судебных дел, процессуальных сроков и работы с документами.

Совет: Перед выбором системы определите, какие процессы критичны для вашей работы. Если ключевая задача — учет договоров, не переплачивайте за функции, которые не будете использовать.

Итог

Автоматизация работы с договорами и активами — это:

Контроль исполнения — а не только хранение документов.
Управление активами — даже если вы не холдинг.
Правильный выбор системы — под ваши задачи.

Грамотная настройка процессов сэкономит время юристов и снизит риски для компании.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Надежная отечественная система для управления контрактами на платформе 1С

Управление жизненным циклом контракта

Истории клиентов

Как в НИПИГАЗ сократили затраты на 20% и ускорили отчетность юридическом отделе на 60%

Как «Вертолеты России» сократили на 10% трудозатраты на работу с документами

Как «КАМАЗ» сократил на 35% трудозатраты на документооборот и повысил скорость судебной работы на 70%

Как Банк России повысил на 50% скорость судебной работы и сократил на 40% затраты на учет судебных дел

Как СК «Гелиос» снизила на 40% убытки от автоюристов и ускорила на 30% взаимодействие между отделами

Как Минобороны РФ сократило на 50% расходы на бумажный архив и сэкономило 30% на документообороте