Юридическое делопроизводство — это не просто учет документов, а основа для управления правовыми рисками компании. От того, насколько системно организован учет судебных дел, зависит скорость реакции на иски, качество подготовки процессуальных документов и, в конечном счете, финансовый результат. Однако в большинстве компаний учет судебных дел до сих пор ведется в Excel-таблицах — с ручным заполнением, дублированием данных и риском ошибок. В этой статье разберем подходы к учету документов в компании.

Особенности юридического делопроизводства

Говоря о юридическом делопроизводстве, следует понимать, что это частное направление отрасли делопроизводства в целом, имеющее свои характерные особенности. В основе общего лежит понятие дела как подборки документов, объединенных по любому произвольному признаку (вопросу) и хранящихся в организации вместе согласно номенклатуре (списку) дел.

Основа делопроизводства – кодексы и ГОСТы

В то же время в юридическом под делом понимается предопределенный кодексом, законом или иным нормативным актом перечень документов. Иными словами, создание, развитие и завершение дела у юриста регламентируется АПК РФ, ГПК РФ для судебных дел, КоАП – для административных дел ит.д., в то время как общее делопроизводство (или документационное обеспечение управления) предприятия регулируется ГОСТами (ГОСТ Р 51141-98).

Что касается учета судебных дел внутри компании, то, как правило, отдельный распорядительный документ на этот счет отсутствует. Недостатком данного подхода является то, что у юридического отдела нет регламентирующего документа, где были бы прописаны основные правила, включая сроки реакции на документы из судов. В то же время в каждом районном и арбитражном суде имеется инструкция по судебному делопроизводству, где все сроки и правила четко прописаны. Мы рекомендуем по крайней мере указывать основные положения внутреннего делопроизводства юристов в положении о претензионно-исковой работе на предприятии.

Суть делопроизводства юриста заключается в том, что он:

занимается подготовкой документов – исковых заявлений, ходатайств, отзывов и т.д.
ведет документооборот - регистрирует входящие, исходящие и внутренние (реже) документы, которые он получает из суда, направляет их в суды или госорганы, согласовывает внутри компании.
обеспечивает хранение документов в привязке к делам.

То есть, главная задача юриста в данном случае заключается в том, чтобы обеспечить ведение документооборота в привязке к конкретному делу (судебному или нет), для чего необходимо вести учет судебных и иных дел.

Переход к электронному архиву — требование времени

В 2025 году Председатель Совета судей России Виктор Момотов отметил, что «в условиях перехода к электронному правосудию становится ещё более актуальной задача по внедрению электронных архивов», и подчеркнул, что «использование устаревших материальных носителей информации является нецелесообразным». Это сигнал для бизнеса: цифровизация судебного делопроизводства становится не просто трендом, а требованием времени.

Для юридического департамента компании это означает необходимость:

Внедрять единую базу судебных дел, которая интегрируется с внешними источниками (ГАС Правосудие, КАД.Арбитр, ФССП, ЕФРСБ).
Переходить от бумажных и Excel-реестров к автоматизированным системам учета.
Обеспечивать электронное хранение документов с возможностью быстрого поиска и формирования отчетов.

Компании, которые уже внедрили автоматизированный учет судебных дел, не только следуют регуляторным ожиданиям, но и получают конкурентное преимущество: скорость реакции на судебные процессы, минимизация рисков пропуска сроков и прозрачность работы отдела для руководства.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

«Юрайт» помогает юристам делать работу быстрее и без ошибок: претензии, иски, судебное производство.

Автоматизация судебно-претензионной работы

Учет судебных дел в компании

База судебных арбитражных дел расположена в открытом доступе на сайте http://kad.arbitr.ru/, информацию по делу в суде общей юрисдикции можно найти на сайте ГАС Правосудие http://sudrf.ru/ на странице соответствующего суда в разделе «судебное делопроизводство», например https://mos-gorsud.ru/rs/kuzminskij

Должен каждый юротдел
Вести реестр судебных дел

В то же время, учет судебных дел внутри юридического департамента также необходимо вести для управленческих целей, вне зависимости от того, есть ли информация о делах на сайтах госорганов и судов или нет. Кроме того, если мы говорим о таких категориях дел, как претензия или регистрация товарного знака, то информации о них, разумеется, ни на каких внешних источниках не размещена.

Главными инструментами ведения делопроизводства у юриста по-прежнему остаются традиционные офисные приложение MS Word и MS Excel (последний более предпочтителен). Вот как может выглядеть образец реестра учета судебных дел в MS

Excel пример реестра судебно-арбитражных дел:

Пример реестра судебно-арбитражных дел

При работе с любыми реестрами в MS Excel рекомендуется применять:

правила сортировки данных;
автофильтры;
различные типы данных в ячейках.

Обращаем внимание, что следует различать реестры (списки) по делопроизводству и отчеты по нему. Дело в том, что реестр представляет собой своего рода журнал регистрации юридических документов, т.е. он накапливает информацию в разрезе времени. В то время как отчет предназначен для оперативного получения «среза» информации по определенным показателям на момент времени.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

«Юрайт» помогает юристам делать работу быстрее и без ошибок: претензии, иски, судебное производство.

Автоматизация судебно-претензионной работы

реестр ≠ отчет

И если использование MS Excel для целей ведения учета судебных дел в принципе удовлетворительно, то построение отчетов по делам в MS Excel у юриста может вызывать значительные неудобства:

потеря времени при сведении данных;
смешение реестров и отчетов;
трудности группового использования;
отчетность в 90 % только в табличном виде

Интеграция с внешними источниками — отличие LegalTech-решения от Excel

Главный недостаток ручного учета в Excel — данные устаревают в момент их ввода. Юрист вносит статус дела, а на следующий день суд выносит новое определение. Информация на сайте суда обновляется, а в Excel-таблице — нет. Юристу приходится снова заходить на сайт, проверять, вносить правки.

Современный LegalTech-инструмент решает эту проблему кардинально: интеграция с внешними источниками данных. Решение «Юрайт: Судебно-претензионная работа» — единственное на рынке LegalTech-решение, интегрированное с ГАС Правосудие, ФССП и ЕФРСБ. Это означает:

Автоматическое обновление карточек дел при изменении статуса в суде.
Автоматическая загрузка судебных актов в систему.
Актуальная информация по исполнительным производствам — без ручной проверки.

Для юриста это экономия часов в неделю. Для руководителя — гарантия того, что отчетность строится на актуальных данных.

Автоматизация юридического делопроизводства

Мы выяснили, что процессы общего и юридического делопроизводства во многом похожи. Между тем, на рынке существует большое количество систем автоматизации корпоративного документооборота. Наконец, очевидно, что при использовании MS Excel при учете дел возникает ряд трудностей. Исходя из этого, можно сделать вывод, что юридическое делопроизводство также нуждается в автоматизации.

Если рабочее место юриста автоматизировано, то не имеет значение количество дел, которое он одновременно может вести, увеличивается многократно.

Юрайт представляет собой автоматизированную систему судебного и иного регламентированного законом делопроизводства. Юрайт обеспечивает информационно-аналитическую и управленческую (организационную) поддержку всего благодаря следующим возможностям:

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, поступающих по делу.

Регистрация документов

Ведение карточек дел любого вида: исков, претензий, исполнительных производств, с указанием всех основных параметров. Арбитражному юристу будет интересна функция интеграции с сайтом my.arbitr.ru и сервисом «Электронный страж».

Ведение карточек дел

Ведение электронного реестра любых регламентированных дел.

Претензионно-исковая работа

По итогам работы с судебно-арбитражными делами, а также претензиями, исполнительными листами, программа позволяет быстро формировать следующие варианты отчетности (вот лишь некоторые из них):