Ведение и регламент (положение) претензионно-исковой работы на предприятии

Претензионно-исковая работа прежде всего направлена на урегулирование конфликтных ситуаций с контрагентами, партнерами по бизнесу, покупателями товара и потребителями предоставляемых услуг. Важно понимать, предприятие, интересы которой представляет профильный юрист, всегда будет одной из сторон претензионно-исковой работы.

В крупных компаниях, в которых трудится большое количество штатных юристов, целесообразно создавать отдельный отдел судебно претензионной работы. Специалисты этого отдела представляют интересы работодателя как во время мирного урегулирования правового конфликта, так и зале судебного заседания. Это означает, что штатный сотрудник, занимающийся претензионно-исковой работой, должен обладать высоким уровнем профессиональной подготовки, в достаточном объеме знать правоприменительную практику.

Важно понимать, что сфера влияния и зона ответственности юристов выходит за рамки отдела, в котором они работают. В претензионную и исковую работу прямо или косвенно будут вовлечены и сотрудники смежных отделов компании.

Накладные, квитанции и иные документы в большинстве случаев находятся на столах работников различных подразделений. Например, если юрист занимается претензионной работой по спору, связанному с необоснованными налоговыми доначислениями, то основную часть информации по делу ему будет предоставлять штатный бухгалтер.

Налаженный процесс взаимодействия нескольких подразделений одной организации - основной фактор, влияющий на результаты проведения претензионной работы и на итоги рассмотрения дела в суде. Именно с этой целью предприятия, желающие увеличить свою прибыль и сохранить репутацию, вводят регламент мирного урегулирования спора и судебно исковой работы.

Положение о претензионно-исковой работе разрабатывается и вводиться в действие в тех компаниях, юристы которых большую часть своего времени (более 30%) уделяют работе с претензиями и исками. Также это Положение будет актуально для отделов, которые одновременно ведут 10 и более дел.

Положение о претензионно исковой работе - важна составляющая правильного функционирования всех направлений деятельности компании.

Данный локально-распорядительный документ состоит из таких разделов:

К перечню основных функций штатных юристов можно отнести защиту финансовых интересов и имущественных прав компании, защиту и восстановление ее деловой репутации, а также определение причин и условий неисполнения договорных обязательств со стороны партнеров и контрагентов.

Данный раздел закрепляет необходимость делить претензии на входящие и исходящие.

При формировании перечня исходящих претензий необходимо установить:

• четкий порядок обязательного инициирования претензионной работы. В данном случае речь идет о том, что сотрудники торгового отдела или отдела по дебиторской задолженности должны передавать юристу информацию и необходимые документы, если контрагент нарушил срок оплаты по договору;
• алгоритм передачи материалов дела юристам и сроки исполнения должностной обязанности. Анализ данных о дебиторской задолженности - отличный метод контроля, позволяющий по-максимуму использовать финансовые активы компании. Важно понимать, что данная обязанность должна быть возложена на бухгалтера или на сотрудника отдела продаж. Такой способ распределения служебных обязанностей позволяет не только своевременно выявлять недобросовестных контрагентов, но и привлекать к ответственности специалистов, не предоставивших юристу информацию об отсутствии оплаты по договору.
• требования к содержанию претензии, ее форме, а также к способу отправки документа на адрес должника.

В отношении алгоритма формирования входящих претензий определяется следующее:

• сроки подготовки ответа на претензию;
• перечень документов, которые необходимо приложить к претензии;
• шаблоны написания ответов;
• порядок сотрудничества юриста, занимающегося претензией, и работников смежных подразделений, которые для защиты прав компании должны действовать в тандеме с правовым специалистом;
• порядок и срок хранения претензии.

В данном случае входящие и исходящие иски также должны делиться на соответствующие категории.

Для экономии времени и оптимизации рабочего процесса необходимо определить:

• основания для составления искового заявления и его дальнейшей подачи в суд;
  
• перечень лиц, обладающих правом подписи искового заявления, а также возможность действовать по доверенности;
  
• требования к написанию и форме обязательных реквизитов искового заявления, наличие которых предусмотрено нормами АПК и ГПК РФ.
  
• порядок и сроки подготовки иных юридически значимых документов (отзывов, ходатайств, заявлений, возражений, жалоб);
  
• порядок хранения исковых заявлений, по которым компания является ответчиком по делу.
  

Судебное решение, вынесенное в пользу истца, не гарантирует его исполнения. Чаще всего для удовлетворения исковых требований, юристу необходимо обращаться в службу судебных приставов. Именно эта служба будет обращать взыскание на имущество должника для полного погашения суммы долга.

Сопровождение процесса принудительного взыскания задолженности. Судебное решение, вынесенное в пользу истца, не гарантирует его исполнения. Чаще всего для удовлетворения исковых требований, юристу необходимо обращаться в службу судебных приставов. Именно эта служба будет обращать взыскание на имущество должника для полного погашения суммы долга.

Повысить эффективность процесса принудительного взыскания долга можно только с помощью тесного сотрудничества с судебными приставами. Чаще всего этот рабочий процесс отделен от остальных функций штатного юриста. Для максимального погружения необходимо доверить этап сопровождения исполнительного производства одному или нескольким специалистам юридической службы.

С помощью Положения о претензионно-исковой работе можно выделить вид трудовой деятельности в отдельное направление. Основная цель такого разделения заключается в ужесточении контроля за работой судебных приставов, которые на практике из-за чрезмерной загруженности очень часто игнорируют отдельные виды исполнительных действий.

В целом судебно-претензионный регламент должен отвечать на следующие вопросы:

• в каких случаях нужно передавать юристу материалы для подготовки претензии или для составления иска по неисполненным обязательствам со стороны контрагента;
• в течение какого срока сотрудник юридической службы должен передавать дополнительную документацию;
• перечень лиц, которые несут ответственность за организацию претензионной работы, а также за принятие решений о предъявлении, признании, отклонении претензии (иска), заключении мирового соглашения;
• порядок согласования условий по досудебному урегулированию конфликта между контрагентами;
• порядок составления и предъявления претензий и исков, а также сроки, необходимые для выполнения этих действий;
• определение порядка учета, оформления и хранения материалов дела;
• способы контроля за своевременностью передачи информации и материалов дела в юридическую службу компании;
• алгоритм оценки правовой работы и степени рисков при рассмотрении претензий и исков.

Для четкого выполнения поставленных целей и неукоснительного соблюдения норм Положения о претензионно-исковой работе, руководству компании необходимо определить перечень лиц, ответственных за выполнение тех или иных функций. Здесь важно учитывать, что определенные меры ответственности должны быть разделены между сотрудниками нескольких подразделений. Дело в том, что штатный юрист не может требовать от сотрудника соседнего отдела выполнения его требований без соответствующего распоряжения со стороны руководства компании.
Для этого необходимо:

• установить порядок инструктажа;
• определить способ информирования и проверки знаний перечня обязанностей для сотрудников не юридических подразделений компании;
• разработать и утвердить шаблоны типовых претензий, заявлений, жалоб и ходатайств.

Отдельное внимание стоит уделить юридическим отделам государственных и муниципальных предприятий. В большинстве случаев ведение претензионной работы и процесс подачи исковых заявлений осуществляется по одному и тому же алгоритму.

Стандартизированный подход к составлению претензий и к исковой работе не оставляет места для творчества. В таких организациях шаблонные функции штатных юристов берут на себя сотрудники абонентских отделов и служб взыскания задолженности.

Для автоматизации претензионно-исковой работы в программе «Юрайт: Судебно-претензионная работа» содержится набор функциональных возможностей, перечень которых удовлетворит как штатного юриста, так и его непосредственного руководителя.

Использование программы облегчает ведение претензионной и исковой работы. Вести карточки исков, составлять претензии и заявления, а также следить за процессуальными сроками станет намного проще.

Функционал программы позволяет в упрощенном режиме регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, планировать и отслеживать итоги судебных заседаний, рассчитывать и анализировать финансовые, правовые и репутационные риски. И еще один достаточно важный момент использования программы: абсолютно все поступающие документы и назначенные судебные заседания из системы арбитр.ру автоматически прикрепляются к карточкам дел.

В-третьих, важным дополнением для руководителя юридического отдела является быстрое построение отчетов по судебной, претензионной работе, а также по исполнительному производству:

Наконец, есть ряд удобных функций для судебно-претензионного юриста и его руководителя, как-то:

• калькуляторы расчета судебной государственной пошлины и сумм задолженности за пользование чужими денежными средствами