Функция учёта и регистрации договоров – неотъемлемая стадия договорного процесса любого предприятия. Любая организация должна вести реестр заключенных и подписанных договоров.

Основным аспектом любого бизнеса по праву можно считать договорную работу. От возможности быстрого доступа к информации о контрагенте и понимания существенных условий соглашения, зависят скорость и правильность принятия решения по текущим задачам договорных обязательств. Конфликтные ситуации, возникшие в процессе сотрудничества организации с контрагентами устраняются в максимально сжатые сроки.

Обязанность учета соглашений и функция контроля за исполнением их условий возлагается на штатных сотрудников. Поскольку НПА не устанавливает четких требований к шаблону такого реестра, организация вправе утвердить его содержание и перечень пунктов самостоятельно. Закрепляется требование к реестру в форме локального акта (приказа, распоряжения), который издается и подписывается руководителем предприятием.

Как должен выглядеть реестр

Удобство — главный принцип ведения учета. Если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых за год сделок ограничено двузначным числом, необходимость создавать особую систему контроля отпадает сама собой. В таких ситуациях можно ограничится папками, в которых содержаться размещенные в хронологическом порядке юридические и бухгалтерские документы.

В ситуации же, когда заключением и сопровождением соглашений занимаются сотрудники не взаимосвязанных между собой отделов компании, уследить за своевременным исполнением условий сделок достаточно сложно. Ведение реестра договоров — наиболее удобный способ упорядочивания информации.

Реестр договоров рекомендуется оформлять в виде таблицы. Это наиболее простой способ ведения учета. К процессу создания таблицы не обязательно привлекать профильных специалистов. Создать документ, который будет учитывать все требования документооборота, можно самостоятельно.

Образец реестра договоров с примером его заполнения Вы можете скачать по ссылке.

Как вести контроль договоров

Оперативный доступ к информации — главный принцип ведения реестра. Вне зависимости от выбранного способа учета (электронный или бумажный), лицо, занимающиеся ведением учета, должно фиксировать максимум информации о заключенных соглашениях.

Даты и номера в этом случае будет недостаточно. Для экономии собственного времени и для повышения лояльности контрагентов, в таблице рекомендуется указывать следующую информацию:

порядковый номер и номер записи регистрации
вид договора
сумма (цена) договора
стороны договора (наша организация и контрагент)
дата заключения (подписания)
срок действия (при наличии)
наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
ответственный сотрудник
любые иные сведения (например, существенные условия)

Общих норм о том, как выглядит реестр договоров не существует. Отсутствие шаблонов связано с невозможностью подвести юридические документы, подтверждающие факт совершения сделки, под единый стандарт заполнения. Для внесения дополнительной информации рекомендуется оставлять в таблице пустые графы, в которых в дальнейшем можно указать сведения о пролонгации соглашения или о прекращении его действия.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Cогласовывайте договоры внутри компании быстро и удобно вместе с «Юрайт».

Согласования и договоры

Контроль за соблюдением правил заполнения таблицы

Руководителю необходимо определиться с вопросом о том, кто должен вести реестр договоров в организации. В крупных компаниях эта функция возлагается на сотрудников общего отдела. Через руки специалистов ежедневно проходит огромное количество входящей и исходящей документации. Если речь идет о представителях малого и среднего бизнеса, ведение реестра договоров рекомендуется доверить юристу.

С целью закрепления правил ведения таблицы издается специальный локальный акт, главная задача которого сводится к разъяснению наиболее важных деталей ведения учета соглашений. В данном документе указывается:

перечень лиц, ответственных за процесс ведения таблицы и алгоритм взаимозаменяемости сотрудников;
сроки внесения информации;
сроки, в течение которых узкопрофильные сотрудники обязаны передать ответственному лицу информацию о новых договорах и итогах исполнения ранее зафиксированных соглашений.

Тот, кто ведет реестр договоров в организации, должен быть наделен полномочиями требовать от сотрудников выполнения норм локального акта.

Альтернативные способы ведения учета

В теории функционал программы MS Excel позволяет решать задачи, связанные с ведением реестра соглашений. Однако на практике большой поток документооборота может вызвать трудности групповой работы с журналом регистрации.

Для снижения рисков искажения данных и уменьшения количества ошибок ручного ввода руководителям компаний рекомендуется обратить внимание на специализированные программы учета договоров. Например, программа «Юрайт: Согласования и договоры».

В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов:

Построение отчета по всей базе (реестру) за период с многочисленными фильтрами: