Управление и контроль исполнения договоров на предприятии давно вышли за рамки создания табличек в Excel. Сегодня это полноценные проекты, а их внедрением занимаются консалтинговые компании.

Многие организации до сих пор не регламентировали контроль исполнения договоров, а потому ежедневно сталкиваются с решением одних и тех же вопросов:

на каких принципах и правилах будет строиться контроль договоров в компании;
насколько эффективным будет внедрение системы контроля документации;
как запустить успешный проект в этом направлении с первой попытки, отбить вложения и не наделать ошибок;
по каким критериям оценивать успешность внедрения такого проекта

Программа для контроля договоров

Контролировать исполнения условий по договорам вручную или даже с помощью таблицы Excel — низкоэффективный процесс. Если действующих договоров с контрагентами более 100, существует высокий риск не просто просмотреть контрольные даты, а контролировать по каждому из них не только оплаты и контрольные сроки, а фактические исполнения обязательств практически невозможно.

Отдельно следует сказать про уведомления. Если не создавать напоминания в корпоративном календаре, проверять условия выполнения обязательств —например поступление платежей, придется каждый день. Это довольно кропотливая и низкоквалифицированная задача, которая также может нести за собой человеческий фактор: не проверили, забыли проверить, проверили не то, что нужно.

Для решения такого рода задач рекомендуется использовать программное обеспечение для автоматизации договорного процесса. С помощью специального софта можно легко мониторить:

любые параметры договора, такие как сумма оплаты, дата оплаты, сроки выполнения работ, сроки поставки и любые другие параметры;
Автоматически корректировать контрольные сроки при изменении условий договора или его пролонгации;
Настраивать уведомления о исполнении обязательств как перед их крайним сроком, так и в случае неисполнения обязательств после крайней даты.

Пример карточки договора с вынесенными ключевыми параметрами договора (колонка слева)

Пример напоминания о исполнении обязательств по договору с контрагентом

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Создавайте, согласовывайте и контролируйте договоры в привычном интерфейсе Битрикс24

Документооборот на базе Битрикс24

Что будет, если пустить работу с договорами на самотек

Многие сотрудники будут задерживать или срывать сроки выполнения задач, а также тратить дополнительные ресурсы компании на их решение. Например:

могут быть нарушены сроки возврата, отправки или согласования документов;
все что потерялось очень сложно находить среди других офисных документов, в то время как деньги на хранение, архивирование и прочие подобные задачи все равно выделяют и тратят в достаточно больших объемах;
сотрудники слишком долго, а потому непродуктивно согласовывают и контролируют работу.

Кажется, в такой ситуации нужно потратить много времени и сил, чтобы организовать более-менее стабильный порядок работы с договорами. Но на практике все оказывается не таким страшным.

С чего начинать регламентирование договорной документации

Определитесь, как будет организован процесс управления. Регламентировать работу с документацией на бумажных носителях бессмысленно. Их распечатывают и подписывают только в одном случае, когда документы нужно предъявить в суде.

Классический договор на бумаге появляется в юридическом отделе или в бухгалтерии, когда приходит время согласовать документ. За дело берутся сразу несколько сотрудников из разных департаментов.

Они читают текст, анализируют основные формулировки, принимают решения в пределах своей компетенции, а также передают бумагу друг другу. К сожалению, в таких условиях она часто теряются.

А теперь представьте, если этапы изучения документа проходят в программе контроля исполнения договоров. В цифровом виде гораздо быстрее и удобнее согласовывать и обрабатывать текст соглашения, а также дорабатывать его и разрабатывать всевозможные дополнения. А в это время идеально чистая и ровная бумажная версия спокойно лежит в архиве.

Компьютеризированная система контроля договоров помогает нагляднее структурировать документы, рационально классифицировать их многочисленные элементы, а также работать вместе или по отдельности с каждым из договоров.

В цифровом формате разные части документа могут согласовывать сразу в нескольких отделах. Например, в службе безопасности, бухгалтерии и юридическом департаменте.

Даже если не внедрять автоматизированную систему контроля договорных обязательств этот подход поможет сэкономить время на этапах работы с документацией.

Как быстро решить проблемы с договорными документами компании

Задача будет решена быстрее, если привлечь к обсуждению ее реализации начальников и рядовых сотрудников, которые непосредственно заняты работой с договорами:

совместно с коллегами разработать удобный алгоритм поиска договоров и всех сопутствующих документов;
разработать систему контроля, с помощью которой удобно отслеживать сроки исполнения;
вовремя отправлять договора контрагентам и держать на контроле возврат аналогичных документов от них с подписями и печатями;
внедрить электронные подписи, за счет чего время на подписание и согласование документов сократится в несколько раз;
принять возможные меры по упрощению подготовки проектов договоров и внедрить доступные и удобные инструменты работы с этой категорией документов.

Истории клиентов

Как в НИПИГАЗ сократили затраты на 20% и ускорили отчетность юридическом отделе на 60%

Как «Вертолеты России» сократили на 10% трудозатраты на работу с документами

Как «КАМАЗ» сократил на 35% трудозатраты на документооборот и повысил скорость судебной работы на 70%

Как Банк России повысил на 50% скорость судебной работы и сократил на 40% затраты на учет судебных дел

Как СК «Гелиос» снизила на 40% убытки от автоюристов и ускорила на 30% взаимодействие между отделами

Как Минобороны РФ сократило на 50% расходы на бумажный архив и сэкономило 30% на документообороте

Согласовывайте и продлевайте договоры быстро и удобно с решением от Юрайт

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ