Внедрение конструктора документов — это не просто установка программы. Это проект, который требует подготовки, особенно в крупных компаниях. В статье — практические рекомендации, которые помогут внедрить конструктор документов без лишних затрат времени и ресурсов.

Чтобы система работала эффективно, важно учесть несколько ключевых моментов: от выбора шаблонов до обучения администратора. Обо всем, что важно для внедрения мы поговорим ниже.

1. Определитесь с видами документов и шаблонами

Первое, с чего стоит начать, — разобраться, какие документы будут создаваться в системе.

Какие шаблоны вам нужны? Например, договоры, доверенности, внутренние регламенты.
Насколько они вариативны? У вас будет две версии шаблона или десять?
Какие документы приоритетны? Начните с тех, на которые тратится больше всего времени. Например, договоры, которые занимают 80% работы юристов и менеджеров.

Совет: Запускайте систему постепенно. Сначала внедрите шаблоны для самых востребованных документов, затем добавляйте остальные.

2. Назначьте ответственного администратора

Администратор — ключевая фигура в работе с конструктором. Это не IT-специалист, а человек из бизнеса, который:

Разбирается в документах и процессах компании.
Может настраивать систему без помощи вендора.
Готов обучаться и решать возникающие вопросы.

Почему это важно? Без администратора даже самая простая система быстро превратится в «черный ящик», а сотрудники будут тратить время на поиск помощи.

ПОПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО

Сократите расходы и ускорьте подготовку типовых документов по шаблонам

Конструктор договоров и документов

3. Избегайте дублирования данных

При интеграции конструктора с учетными системами (например, CRM или ERP) возможны проблемы с дублированием данных.

На что обратить внимание:

Как обновляются данные контрагентов? Можно ли создавать их прямо при заполнении анкеты или нужно использовать справочник?
Кто отвечает за актуальность данных? Например, если сделка срочная, а новый контрагент добавляется в систему неделю.
Есть ли возможность загружать данные из Excel? Это упростит работу с номенклатурой и товарами.

Пример решения:
Можно разрешить заполнение данных «на лету» при создании документа, а затем переносить их в учетную систему после согласования.

4. Продумайте работу с пользователями

Кто будет пользоваться системой? Только внутренние сотрудники или также внешние контрагенты?

Если доступ нужен внешним пользователям, предусмотрите ограничения. Например, запрет на редактирование после отправки на согласование.
Если документы правит несколько человек, решите, как избежать конфликтов версий. Например, разрешить совместное редактирование только внутри компании, а контрагенту отправлять финальную версию.

5. Сделайте интерфейс простым для пользователей

Конструктор должен быть интуитивным. Хороший вариант — анкеты, которые может заполнить любой менеджер без дополнительного обучения.

Примеры интерфейсов:

Мобильная версия — для быстрого заполнения «в поле».
Десктопная версия — для детальной работы с документами.

Важно: Администратора нужно обучать. Даже самая простая система требует понимания логики работы.

Итог

Внедрение конструктора документов — это проект, который требует:

Приоритизации — начните с самых востребованных шаблонов.
Ответственного администратора — без него система быстро перестанет работать эффективно.
Четких правил — по данным, пользователям и редактированию документов.

Если учесть эти моменты, конструктор сэкономит время юристов, менеджеров и руководителей, а документы будут готовиться быстрее и без ошибок.

ПОПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО

Создавайте, согласовывайте и заключайте договоры быстро и без ошибок

Конструктор договоров и документов

Истории клиентов

Как в НИПИГАЗ сократили затраты на 20% и ускорили отчетность юридическом отделе на 60%

Как «Вертолеты России» сократили на 10% трудозатраты на работу с документами

Как «КАМАЗ» сократил на 35% трудозатраты на документооборот и повысил скорость судебной работы на 70%

Как Банк России повысил на 50% скорость судебной работы и сократил на 40% затраты на учет судебных дел

Как СК «Гелиос» снизила на 40% убытки от автоюристов и ускорила на 30% взаимодействие между отделами

Как Минобороны РФ сократило на 50% расходы на бумажный архив и сэкономило 30% на документообороте