Облачные сервисы
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу о LegalTech
Канал ведёт Борис Бердинских, управляющий партнёр «Юрайт».
Подпишитесь, чтобы быть в курсе тенденций в сфере LegalTech.
Юрайт используют крупнейшие юридические департаментах России и юридические фирмы из «Право300».
Лучшие IT-решения для юристов и адвокатов
Корпоративные продукты
NEW
NEW
Комплексная автоматизация
Задачи автоматизации
Лучшие IT-решения для юристов и адвокатов
Юрайт используют крупнейшие юридические департаментах России и юридические фирмы из «Право300».
Канал ведёт Борис Бердинских, управляющий партнёр «Юрайт».
Подпишитесь, чтобы быть в курсе тенденций в сфере LegalTech.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу о LegalTech
Лучшие IT-решения для юристов и адвокатов
Юрайт используют крупнейшие юридические департаментах России и юридические фирмы из «Право300».
Канал ведёт Борис Бердинских, управляющий партнёр «Юрайт».
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу о LegalTech
Вход в личный кабинет Юрайт

Советы по внедрению конструктора документов

06 апреля 2025
Управляющий партнёр «Юрайт»
Борис руководил 100+ внедрениями IT-решений в крупных юридических департаментах и юрфирмах.
Внедрение конструктора документов — это не просто установка программы. Это проект, который требует подготовки, особенно в крупных компаниях. В статье — практические рекомендации, которые помогут внедрить конструктор документов без лишних затрат времени и ресурсов.
Чтобы система работала эффективно, важно учесть несколько ключевых моментов: от выбора шаблонов до обучения администратора. Обо всем, что важно для внедрения мы поговорим ниже.

1. Определитесь с видами документов и шаблонами

Первое, с чего стоит начать, — разобраться, какие документы будут создаваться в системе.

  • Какие шаблоны вам нужны? Например, договоры, доверенности, внутренние регламенты.
  • Насколько они вариативны? У вас будет две версии шаблона или десять?
  • Какие документы приоритетны? Начните с тех, на которые тратится больше всего времени. Например, договоры, которые занимают 80% работы юристов и менеджеров.
Совет: Запускайте систему постепенно. Сначала внедрите шаблоны для самых востребованных документов, затем добавляйте остальные.

2. Назначьте ответственного администратора

Администратор — ключевая фигура в работе с конструктором. Это не IT-специалист, а человек из бизнеса, который:

  • Разбирается в документах и процессах компании.
  • Может настраивать систему без помощи вендора.
  • Готов обучаться и решать возникающие вопросы.
Почему это важно? Без администратора даже самая простая система быстро превратится в «черный ящик», а сотрудники будут тратить время на поиск помощи.
Сократите расходы и ускорьте подготовку типовых документов по шаблонам
Конструктор договоров и документов

3. Избегайте дублирования данных

При интеграции конструктора с учетными системами (например, CRM или ERP) возможны проблемы с дублированием данных.

На что обратить внимание:

  • Как обновляются данные контрагентов? Можно ли создавать их прямо при заполнении анкеты или нужно использовать справочник?
  • Кто отвечает за актуальность данных? Например, если сделка срочная, а новый контрагент добавляется в систему неделю.
  • Есть ли возможность загружать данные из Excel? Это упростит работу с номенклатурой и товарами.
Пример решения:
Можно разрешить заполнение данных «на лету» при создании документа, а затем переносить их в учетную систему после согласования.

4. Продумайте работу с пользователями

Кто будет пользоваться системой? Только внутренние сотрудники или также внешние контрагенты?

  • Если доступ нужен внешним пользователям, предусмотрите ограничения. Например, запрет на редактирование после отправки на согласование.
  • Если документы правит несколько человек, решите, как избежать конфликтов версий. Например, разрешить совместное редактирование только внутри компании, а контрагенту отправлять финальную версию.

5. Сделайте интерфейс простым для пользователей

Конструктор должен быть интуитивным. Хороший вариант — анкеты, которые может заполнить любой менеджер без дополнительного обучения.

Примеры интерфейсов:

  • Мобильная версия — для быстрого заполнения «в поле».
  • Десктопная версия — для детальной работы с документами.
Важно: Администратора нужно обучать. Даже самая простая система требует понимания логики работы.

Итог

Внедрение конструктора документов — это проект, который требует:

  1. Приоритизации — начните с самых востребованных шаблонов.
  2. Ответственного администратора — без него система быстро перестанет работать эффективно.
  3. Четких правил — по данным, пользователям и редактированию документов.
Если учесть эти моменты, конструктор сэкономит время юристов, менеджеров и руководителей, а документы будут готовиться быстрее и без ошибок.
Создавайте, согласовывайте и заключайте договоры быстро и без ошибок
Конструктор договоров и документов

Истории клиентов