Внедрение
Другие услуги
Лучшие IT-решения для юристов и адвокатов
Наши решения используются в крупнейших юридических департаментах России и  юридических фирмах из топ-10 «Право300».
Отправьте заявку — мы подберем лучшее решение под Ваши задачи
Аренда продуктов 1С в облаке
Аутсорсинг бухгалтерского учета для юристов и адвокатов
СКОРО
СКОРО
Пионеры Legal Tech
Мы первыми разработали решения для автоматизации работы юристов на платформах 1С:Предприятие и Битрикс24.
Отправьте заявку — мы подберем лучшее решение под Ваши задачи
Заказать демонстрацию
Занимайтесь любимой работой — остальное за вас сделает программа!
Отправляя форму Вы даёте согласие на обработку Ваших персональных данных.
Заказать демонстрацию
Занимайтесь любимой работой — остальное за вас сделает программа!
Отправляя форму Вы даёте согласие на обработку Ваших персональных данных.
Отправить приглашение на тендер
Ваше приглашение к участию в тендере не останется без ответа.
Отправляя форму Вы даёте согласие на обработку Ваших персональных данных.
Отправить приглашение на тендер
Ваше приглашение к участию в тендере не останется без ответа.
Отправляя форму Вы даёте согласие на обработку Ваших персональных данных.

Опись и учет
передачи документов

15 декабря 2014
Управляющий партнёр «Юрайт»
Борис руководил 100+ внедрениями IT-решений в крупных юридических департаментах и юрфирмах.
Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:
  • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
  • договорные документы;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • внутренние организационные документы;
  • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.
Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Порядок передачи документов по описи

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:
  • № п/п,
  • Наименование документа,
  • Количество листов в документе,
  • Уточняющие сведения.
Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.
Вести юридические дела организации и осуществлять корпоративные процедуры легко и удобно с «Юрайт».
Управление делами юридических лиц
Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов). Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом . Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.
Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:
  • наименование документа;
  • номер, дата и место составления;
  • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
  • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
  • подписи ответственных лиц, печати.
Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

Реестр передачи документов в электронном виде

1
Образец описи переданных документов по организации в электронном виде:
Образец описи переданных документов по организации
Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу. Таким образом, данный отчет представляет собой готовой бланк реестра передачи документов.
2
Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю:
Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю
Сформированный протокол передачи документов удобно сразу распечатать, подписать у исполнителя, отсканировать и сохранить в программе. За N дней и часов до (либо после) истечения срока возврата документов исполнителем возможно настроить оповещение любым удобным способом (по почте, в программе или по SMS), которое напомнит выдавшему или получившему сотруднику документ о необходимости его возврата:
Настройка оповещений

Читайте также

Made on
Tilda