Перейти на полную версию

Ведение и регламент (положение) претензионно-исковой работы на предприятии

10 декабря 2014

Как мы могли убедиться при анализе структуры юридического отдела и функциональных обязанностей корпоративного юриста, претензионно-исковая работа является ключевым направлением деятельности юридической службы.

Положение о претензионно-исковой работе на предприятии

Претензионно-исковая работа – это совокупность действий юридического департамента, а также иных структурных подразделений и работников предприятия, по предъявлению и рассмотрению претензий и исков. В ходе осуществления такой работы происходит урегулирование гражданско-правовых споров, в которых участвует предприятие.

В целях обеспечения бесперебойной работы по этому направлению юридической поддержки, особенно в крупных юридических департаментах (5 и более юристов), зачастую имеет смысл создать отдельное структурное подразделение – отдел претензионно исковой работы. Юристы этого отдела должны обладать высокими компетенциями и узкой специализацией в данной области, так как занимаются они, как правило, исключительно ведением претензионно-исковых (или судебно-претензионных) дел.

Важно понимать, что помимо юридической службы в осуществление претензионно-исковой работы могут быть вовлечены и другие структурные подразделения компании. Так, инициатором предъявления исходящей претензии или иска, как правило, выступает сотрудник, ответственный за исполнение договора с контрагентом, так как он ведет контрагента и контролирует своевременность оплат от него. Документы и информация, необходимые для предъявления и рассмотрения претензий и исков, могут находиться в различных подразделениях (бухгалтерия, финансовая служба и другие). Надлежащее взаимодействие различных подразделений между собой при осуществлении претензионно-исковой работы является важным фактором, определяющим ее результаты. Часто оперативно подготовленный ответ на претензию, основанный на изучении всех имеющихся документов, позволяет избежать судебного разбирательства, а своевременно предъявленной претензии бывает достаточно для понуждения контрагента к исполнению обязательств. Для этого процесс судебно-претензионной работы должен быть хорошо регламентирован.

Вопрос регламентации судебной и претензионной работы достаточно важен, поскольку позволяет установить четкие правила (бизнес-процессы) работы с документами: исками, претензиями, порядок и сроки реакции на них итп. Именно поэтому в юридическом отделе, в деятельности которого работа с претензиями и исками составляет довольно высокий удельный вес (от 30 % времени), либо количество одновременно ведущихся судебно-претензионных дел более 10, должно быть разработано и утверждено Положение о претензионно-исковой работе.

Положение о претензионно-исковой работе

Положение о претензионно-исковой работе (наряду с положением о договорной работе) – это основополагающий локально-распорядительный документ, который функционально должен выполняться и соблюдаться юристами соответствующего профиля.

Перечислим основные разделы и вопросы, ответы на которые должно содержать Положение о судебно-претензионной работе.

  1. Общие положения
    Должны быть установлены цели и задачи претензионно-исковой работы, как-то:
    • защита финансово-экономических интересов компании путём снижения и предупреждения непроизводительных расходов и потерь;
    • защита и восстановление имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов компании;
    • защита деловой репутации компании;
    • установление и устранение причин и условий, вызывающих неисполнение договорных обязательств компанией и его контрагентами.
  2. Претензионный порядок урегулирования споров
    Этот раздел регламента должен предусматривать разделение претензий на входящие и исходящие. В части исходящих претензий требуется установить:
    • случаи обязательного инициирования претензий сотрудниками бизнес-подразделений. Например, может быть установлено, что передача материалов юристам для предъявления претензий является обязательной при допущении контрагентом просрочки в исполнении обязательств свыше определенного срока (например, 30 дней), а также в иных случаях (например, поставка продукции ненадлежащего качества);
    • порядок и сроки передачи информации и материалов юристам, перечень нарушений, при допущении контрагентами которых однозначно должна формироваться претензия.
      Вопрос контроля за своевременностью передачи в юридическую службу материалов для предъявления претензий является крайне актуальным. Практика показывает, что далеко не всегда подразделения должным образом относятся к исполнению данной обязанности. Достаточно эффективным средством контроля является периодическое изучение данных о дебиторской задолженности с указанием момента ее возникновения. Указанная обязанность может быть возложена на менеджеров по работе с клиентами, абонентский отдел, реже – бухгалтерию, но никак не на юристов. Это позволяет определить контрагентов, нарушивших свои обязательства, момент возникновения задолженности и специалистов, не обратившихся в юридическую службу.
    • порядок и сроки передачи информации и материалов юристам, перечень нарушений, при допущении контрагентами которых однозначно должна формироваться претензия;
    • требования к содержанию и форме претензии (кто подписывает);
    • порядок отправки (передачи) претензии контрагенту, а также ее комплектности (какие документы к ней прилагаются).
    В части входящих претензий необходимо определить:
    • сроки обработки (ответа на претензию);
    • комплектность документов, которые должны быть приложены к претензии от контрагента;
    • примерное содержание ответа на претензию;
    • установить порядок взаимодействия юриста, отвечающего на претензию, и сотрудников бизнес-направлений, а также бухгалтерии, по вопросам передачи юристам информации и материалов по содержащимся в претензии требованиям;
    • установить порядок хранения претензий.
    Помимо всего прочего, в этом разделе стоит описать общий подход к договорному установлению обязательного претензионного порядка досудебного урегулирования споров. Данный порядок также может быть установлен в Положении о договорной работе.
  3. Судебно-исковой порядок урегулирования споров
    Опять-таки, как и в случае с претензиями, следует предусмотреть разделение процессов обработки входящих исков, а также составление и подачу исходящих исков. Должны быть определены:
    • безусловные основания для предъявления искового заявления
    • круг возможных подписантов искового заявления, можно ли подписывать его по доверенности
    • требования к содержанию подготавливаемого искового заявления, а также отзыва на входящее исковое заявление. Здесь речь идет только о ряде обязательных реквизитов, которые в основном уже предусмотрены АПК РФ и ГПК РФ. Структура формирования, формулировки, доводы, обоснование правовой позиции в нетиповом исковом заявлении задаются юристом произвольно, экспертно-правовым путем.
    • порядок и сроки подготовки документов судебно-искового процесса: отзывов, ходатайств, заявлений итд
    • порядок хранения поступающих в компанию исковых заявлений и направляемых от нее контрагентам
    Весь ход дальнейшей работы юриста в основном регламентируется АПК и ГПК РФ, поэтому не нуждается в дублирующей регламентации, за исключением внутренних сроков подготовки процессуальных документов.
  4. Сопровождение исполнительного производства В российской практике одним из наиболее сложных и в то же время актуальных направлений претензионно-исковой работы является исполнение судебных решений. Для того чтобы сделать данную работу эффективной, необходимо работать в тесном контакте с подразделениями службы судебных приставов, участвовать в исполнительных действиях, предоставлять транспорт, организовывать присутствие понятых, оказывать другую помощь. Такая работа зачастую носит разъездной характер. С учетом изложенного, представляется целесообразным на уровне Положения о претензионно-исковой работе выделить это направление как отдельное, поручив его одному или нескольким сотрудникам юридической службы, которые бы сосредоточили на нем все усилия и по возможности, не привлекались для решения других вопросов. В целом судебно-претензионный регламент должен отвечать на следующие вопросы:
    • в каких случаях является обязательной передача материалов в юридическую службу для предъявления претензии или иска контрагенту;
    • каковы сроки исполнения запросов юридической службы о предоставлении дополнительных документов;
    • кто несет ответственность за принятие решений о предъявлении, признании, отклонении претензии (иска), заключении мирового соглашения;
    • в каком порядке идет согласование условий соглашения об урегулировании спора;
    • каков порядок и сроки для предъявления претензий (исков);
    • какие требования к форме и содержанию претензий (исков);
    • в чем заключается порядок делопроизводства (учет, оформление, хранение поступающих материалов);
    • как контролировать своевременность передачи материалов в юридическую службу иными подразделениями;
    • подходы к оценке правовых рисков при рассмотрении входящей претензии (иска), а также подготовке исходящей претензии (иска).
    Для целей неукоснительного соблюдения Положения о судебно-претензионной работе не только юристами, но и сотрудниками других подразделений, в нем целесообразно установить, работники какого структурного подразделения, помимо юристов, отвечают за выполнение тех или иных пунктов инструкции. Не лишним будет также установить порядок инструктажа, информирования и проверки знаний не юридических подразделений относительно их обязанностей согласно Положению. Зачастую бывает полезно утвердить образцы (шаблоны) типовых исковых заявлений и претензий как приложения к Положению. Типовые исковые заявления особенно широко используются в юридических отделах ресурсо-снабжающих организаций, у которых много должников по стандартным договорам присоединения (электричество, газ, вода). Второй по распространенности портрет юридических отделов, строго регламентирующий процесс претензионно-исковой работы, это юридические отделы государственных органов, муниципальных предприятий, компаний с государственным участием. В том случае, когда процесс судебного взыскания жестко стандартизирован, а также при составлении исковых заявлений, во многом требуется не творческий, а «ксерокс-подход», т.е. только заполнение переменных полей (ответчик/должник, сумма долга, период просрочки итп). Причем разработаны они должны быть не столько для самих юристов, сколько для менеджеров: сотрудников абонентских отделов, служб взыскания заложенности, которые вынуждены подавать в суды такого рода заявления в массовом порядке.

Автоматизация претензионно-исковой работы юристов

Автоматизация претензионно-исковой работы юристов – это следующий органичный шаг после ее регламентации.

В программе «Юрайт: Судебно-претензионная работа» предусмотрен большой набор функциональных возможностей как для юриста, занимающегося претензионно-исковой работой, так и для его руководителя:

Во-первых, обеспечено ведение карточек исков, претензий, исполнительных производств и исполнительных листов.

Ведение карточек исков Ведение карточек исполнительных листов

В разрезе карточек дел можно регистрировать поступающие и исходящие документы, планировать судебные заседания, оценивать правые и финансовые риски. Во-вторых, ключевой функций для судебно-арбитражного юриста будет синхронизация с арбитр.ру, когда все поступающие документы и назначенные судебные заседания из системы арбитр.ру сразу же попадают в систему, автоматически прикрепляясь к карточкам дел.

Распределение писем арбитража

В-третьих, важным дополнением для руководителя юридического отдела является быстрое построение отчетов по судебной, претензионной работе, а также по исполнительному производству:

Построение отчетов по судебной претензионной работе Предъявленные претензии к компании Вызов отчета по исполнительному производству

Наконец, есть ряд удобных функций для судебно-претензионного юриста и его руководителя, как-то:

  • калькуляторы расчета судебной государственной пошлины и сумм задолженности за пользование чужими денежными средствамиКалькулятор сумм задолженностиКалькуляторы расчета судебной государственной пошлины
  • быстрая смена ответственных за делоСмена ответственного по делу
  • быстрая групповая регистрация документов по судебным процессам (особенно актуальна для юридических фирм)Групповая регистрация документов

Вас также могут заинтересовать:

Борис Бердинских
Автор статьи:
Борис Бердинских,
соучредитель, руководитель компании "Юрайт"
Будь в курсе

Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Другие статьи по данной программе

Электронная подача документов в суд станет реальностью с 1 января 2017 г. Любой гражданин РФ, имеющий ЭЦП, сможет подать документы в суд в электронном виде.

Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и должностные обязанности работника как единицы штатного расписания. При этом далеко не во всех российских организациях образец должностной инструкции имеется в виде утвержденного руководством документа, обладающего юридической силой.

Отвечая на вопрос, чем занимается юрист предприятия, следует понимать, что его деятельность в организации должна быть регламентирована в соответствии с тем, как регламентирована работа всего отдела. Функции юридического отдела как отдельного структурного подразделения должны быть установлены в  Положении о работе юридического отдела.

Попробовать бесплатно

Нажимая на кнопку «Отправить заявку», вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Заказ обратного звонка

Нажимая на кнопку «Перезвоните мне», вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Заявка отправлена

Отлично ;)
Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

С уважением,
Борис Бердинских,
руководитель проекта «Юрайт»

Подписка оформлена

Отлично ;)
Мы будем держать вас в курсе всех новых и интересных событий.

С уважением,
Борис Бердинских,
руководитель проекта «Юрайт»

Сообщение отправлено

Отлично ;)
Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

С уважением,
Борис Бердинских,
руководитель проекта «Юрайт»

Обратный звонок заказан

Отлично ;)
Мы перезвоним вам в ближайшее время.

С уважением,
Борис Бердинских,
руководитель проекта «Юрайт»

Вы записаны на вебинар

Отлично ;)
Ждем вас на нашем вебинаре.

С уважением,
Борис Бердинских,
руководитель проекта «Юрайт»

Заявка отправлена

Отлично ;)
Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

В демо-базу вы можете зайти по ссылке

С уважением,
Борис Бердинских,
руководитель проекта «Юрайт»

Будь в курсе

Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Запись на вебинар

Нажимая на кнопку «Записаться», вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Получить демо-доступ

Нажимая на кнопку «Отправить заявку», вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Демонстрация по Skype

Нажимая на кнопку «Отправить заявку», вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Демонстрация в офисе

Нажимая на кнопку «Отправить заявку», вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Перейти на полную версию