Реестр договоров

Функция учёта и регистрации договоров является неотъемлемой стадией договорного процесса любого предприятия. Любая организация должна вести реестр заключенных и подписанных договоров.

Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы

Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования, приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

Реестр договоров зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:

• порядковый номер и номер записи регистрации
• вид договора
• сумма (цена) договора
• стороны договора (наша организация и контрагент)
• дата заключения (подписания)
• срок действия (при наличии)
• наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
• статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
• ответственный сотрудник
• любые иные сведения (например, существенные условия)

Образец реестра договоров с примером его заполнения Вы можете скачать по ссылке.

Программа для учета договоров

Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:

• трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
• риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
• отсутствие связи с историей согласования и переписки.

Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»

В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов:

1. Построение отчета по всей базе (реестру) за период с многочисленными фильтрами:

2. Обратная связь с реестром договоров, включая напоминания о скором истечении срока действия

3. Заполнение карточек договоров и ведение по ним интерактивного списка:

Вас также могут заинтересовать:

• Система и регламент согласования договоров и документов в организации
• Положение о договорной работе в организации
• Лист согласования договора